9 stratégies éprouvées pour rendre vos réunions productives

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réunions productives

Rendre vos réunions productives est certainement l’un des objectifs les plus importants dans votre entreprise. En effet, quoi de plus essentiel que d’optimiser ces temps d’échange, où les idées fusent, les projets prennent corps et les plans se dessinent ? Mais alors, comment faire, quels sont les leviers pour rendre ces réunions efficaces ? Voici 9 pistes à explorer.

Limiter les nombre de participants

Pour rendre vos réunions plus productives, il faut savoir en sélectionner les participants. Seuls les individus concernés et potentiellement productifs pour l’ordre du jour doivent être conviés. Ne pensez que pas que tout un chacun peut profiter d’une réunion pour s’enrichir. Au contraire, seules les personnes qui comprennent leur rôle optimiseront les débats, les autres ne feront que les perturber !

Infographie offerte par Wrike – logiciel de gestion du temps de projet

9 stratégies éprouvées pour rendre vos réunions productives

Écourter la réunion

Si vous remplissez trop votre assiette à midi, vous serez tenté de manger plus que ce dont vous avez vraiment envie… C’est exactement la même chose avec le créneau horaire de votre réunion. Plus il est long, plus vous aurez tendance à parler inutilement. Préférez un temps court mais axé sur la prise de décisions.

Commencer efficacement

Pour rendre vos réunions productives, rien de tel que de les lancer efficacement. Comment ? Simplement en évoquant une anecdote pertinente, en rappelant un fait d’armes de l’entreprise ou bien en félicitant un service. Tout ce qui attire l’attention est bienvenu !

Impliquer les conviés

Pour être sûr que chacun comprenne son rôle et puisse participer, il est important que tous s’expriment. Demandez-leur par exemple de résumer les grands axes de la réunion. Vous comprendrez d’ailleurs ainsi pourquoi il est important de s’équiper d’un logiciel de gestion de projet efficace, comme Wrike pour coordonner les actions !

Suivre l’ordre du jour au pied de la lettre

Rendre ses réunions productives, c’est aussi leur donner une direction claire. C’est à cela que sert l’ordre du jour. Il doit donc être suivi précisément. Surtout, dès que tous les points ont été passés en revue, ne vous lancez pas dans d’autres débats et terminez la réunion.

réunion

Utiliser le visuel des schémas, dessins et autres gribouillages

Une réunion doit être conçue pour attirer l’attention et permettre la clarté du propos. Les dessins en tous genres sont donc bienvenus. En plus d’enrichir le discours, ils obligent l’intervenant à une activité physique, idéale pour focaliser le regard des participants.

Bannir les appareils électroniques de la salle

On sait tous que les smartphones, tablettes et autres ordinateurs offrent maintes possibilités de s’échapper intellectuellement. Interdisez donc formellement tout appareil électronique dans la salle. Les carnets et les stylos font aussi bien l’affaire pour prendre des notes !

Désigner des responsables pour chaque tâche

Pour rendre vos réunions productives, il est important que chacun ait un rôle prédéfini. Nommez donc quelqu’un qui se chargera de prendre les notes pour les intégrer ensuite dans votre logiciel de gestion de projet, un autre pour la mise en place de l’agenda, un autre encore pour la communication, etc…

Conclure en rappelant le rôle de chacun

Pour être sûr que chacun soit certain des tâches qui lui sont attribuées, on conseille de faire un tour de table final où les individus sont appelés à s’exprimer sur la nature de son rôle. Les cerveaux humains ne sont en effet pas comme les disques durs : si le nettoyeur de registre Ccleaner gratuit puis la demande d’une nouvelle tâche suffit à un ordinateur, l’humain doit parfois être questionné plusieurs fois sur son travail pour limiter le nombre d’erreurs !

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